レポートや論文を書くときに便利なWordの機能

実はWordには,レポートや論文を書くときに便利な機能がたくさんあります。たとえば,校正(文章の間違いを探す)を行ったり目次を作成したりといったことも,簡単にできます。ここでは,文章の校正機能とアウトライン機能の使い方について説明します。

文章の校正

レポートや論文を書くときに重要なのは,美しい日本語よりも正しい日本語を使うということです。Wordには,文法的な誤りのある文章を見つけてくれる機能がありますので,単純な誤りはだいたいすぐに発見することができます。

たとえば,わざと以下のような誤りのある文章をWordに入力してみてください。

今日わ晴天である。晴天の日には,洗濯をしたり買い物に出かけます。。
ラテン・アメリカでは,スペイン語が話される。しかし,ブラジルはラテンアメリカで唯一ポルトガル語が話される。
明日彼が来れるかどうかはわからない。

すると,Wordの校正機能が働いて,誤りのある部分に波線が引かれます。

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赤い波線が引かれた部分は,完全な誤りや入力ミスの可能性が高い文章で,ほとんどの場合,必ず修正しなければいけません。英語のスペルミスにも赤い波線が引かれます。たとえば,上の文章であれば,「今日わ」というのは「今日は」の間違いです。また,一行目の最後に句点(。)が二つ連続しています。

次に,緑の波線は,「ら」抜きことばや「い」抜きことば,表記の揺れ(不統一)など,修正することが望ましい部分に引かれます。たとえば,「洗濯をしたり」の「したり」に緑の波線が引かれていますが,これは「したり」が連続して使うべきものだからです。この場合には,「洗濯をしたり買い物をしたり」とする方が望ましいです。また,「ラテン・アメリカ」と「ラテンアメリカ」は表記をどちらかに統一する方が望ましいです。「来れるかどうか」は「ら」抜きことばなので,「来られるかどうか」としてください。

文章を正しく修正すると波線が消えるので,すべての波線が消えるように校正を行ってください。また,波線の引かれた箇所を右クリックすると,波線の引かれた理由と,Wordが自動で修正することができる場合には修正候補が出てきます。これをクリックすると,自動的に修正が行われます。

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また,学生のみなさんのレポートでよくあるのが,「だ・である」と「です・ます」の文体の不一致です。通常,レポートや論文に「です・ます」は使わないので,「だ・である」で統一するようにしてください。これも設定によりWordの校正機能でチェックすることが可能です。

文体の不一致をチェックするためには,Wordのオプションの文章校正から,文書のスタイルの設定を押し,文体のところで「だ・である」体に統一を選んでください。これにより,「です・ます」体の文章には緑の波線が引かれるようになります。

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Wordの校正機能で発見できる文章の誤りは,機械的にチェックできるものだけです。したがって,論理的な矛盾や内容までチェックできるわけではありません(当たり前ですが)。また,必ずしもすべての誤りがチェックされるわけではないですし,場合によっては正しい文章に波線が引かれるということもあります。波線がすべて消えたから完璧というわけではなく,漏れもあるということを念頭に置いてください。

文章のアウトライン

レポートや論文を書く際には,無計画に書き始めるのではなく,先に文章の構成(アウトライン)を考えておいた方がより論理的でわかりやすい文章を書くことができます。ある程度長いレポートや論文であれば,必ず書き始める前に章立てをしてください。短いレポートであれば章立ては必要ではありませんが,それでも読者にレポートの構成をわかりやすく伝えるため章立てした方がいい場合があります。

実証分析のレポート・論文であれば以下のような章立てが一般的な例です。

  • はじめに…レポートや論文の動機や目的など
  • 分析方法…読者が分析を再現できるように説明する
  • データ…分析に用いたデータの名称,調査・公表機関など
  • 分析結果…図表などを用いて結果をわかりやすく説明する
  • 結論…「はじめに」で書いたことと対応するように
  • 参考文献

実際Wordを使って書き始めるときには,まずアウトライン機能を使って章や節の構成を入力しておきます。Wordをアウトライン表示に切りかえるには,[表示]リボンの中にある[アウトライン]をクリックしてください。

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アウトライン表示に切り替わったら,下の画面のように章立て(章のタイトル)を入力してみてください。ここで,注目してもらいたいのは,赤丸で囲ったレベルの部分です。入力した章のタイトルはレベル1に設定されていますが,これをレベル2以下に下げていくと章の下の節などに設定することができます。

たとえば,「はじめに」の章の中に,「レポートの背景」,「レポートの目的」という二つの節を配置してみましょう。下の画面のように,節のタイトルを追加して,レベル2に設定すればOkです。

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章立てが完成したら,アウトライン表示を閉じてください。通常の印刷レイアウト表示に戻ると,章のタイトルはスタイルが「見出し1」に,節のタイトルは「見出し2」に設定されていることがわかります。

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あとは,章や節の内容を書き入れていきます。章や節を追加したい場合には,アウトライン表示に切りかえてもできますし,通常の印刷レイアウト表示でも章や節のタイトルを入力してスタイルを「見出し1」や「見出し2」に変更してやればできます。ただし,章や節のタイトルを削除したり,スタイルを「見出し」以外にしたりしてしまうと,その部分が章や節とは認識されなくなってしまうので注意が必要です。

Wordのアウトライン機能は,必ずしも利用しなければいけないというわけではありませんが,以下のようなメリットがあります。

  • 章や節などの見出し(タイトル)が自動で適切なサイズやフォントに設定される
    (タイトルの文字をもっと大きくしたいなど,スタイルを変更したい場合には[スタイルの変更]から可能)
  • アウトライン表示から,章や節の順番を入れ替えたり削除したりすることが容易
  • 目次を自動で作成可能
    ([参考資料]リボン内の[目次]から作成可能)
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